Der er ikke ét svar for alle dokumenter. Jo mere der står på spil, jo vigtigere er det, at tjenesten kan vise, hvem der har underskrevet, og at løsningen er sikker. En simpel elektronisk underskrift kan være rimelig til dokumenter med lav risiko, fx en intern bekræftelse. Til vigtige aftaler bør du overveje en kvalificeret signatur, og hvis modparten, en myndighed eller en lov stiller krav, er det kravet, der afgør det. Spørg tjenesten, hvordan underskriveren identificeres, hvor sikker løsningen er, og om udbyderen står på den danske eIDAS-positivliste.
Simpel og kvalificeret signatur: hvad er forskellen?
I daglig tale dækker “elektronisk underskrift” over meget: et navn tegnet med fingeren på skærmen, et klik på “accepter” eller en underskrift, hvor du først har logget ind med et godkendt login. Fælles for dem er, at de foregår digitalt. De er ikke lige svære at tvivle på bagefter.
Det, der adskiller en kvalificeret signatur fra en almindelig elektronisk signatur, er, at den opfylder forordningens specifikke krav. Ifølge Digitaliseringsstyrelsens tilsynsorgan for danske tillidstjenester kan en tillidstjeneste, der opfylder en række af forordningens specifikke krav, få betegnelsen “kvalificeret”. Betegnelsen er altså noget, en tjeneste skal leve op til, ikke noget den kan give sig selv.
Et konkret eksempel: Ifølge beskrivelsen af Den Danske Stats signeringsløsning er en underskrift med privat MitID i den løsning altid en kvalificeret signering efter eIDAS-forordningen. Det gælder den løsning. Du kan ikke slutte, at enhver app, der bruger MitID, giver det samme niveau.
Hvorfor identifikation og sikkerhed er det, der tæller
Erhvervsstyrelsen skriver i sin vejledning om digitale underskrifter på selskabsdokumenter, at en underskrift kan nægtes retsvirkning, hvis sikkerheden i underskriftløsningen findes tvivlsom. Det samme gælder, hvis underskriveren ikke kan identificeres. Vejledningen handler om selskabsretlige dokumenter, så den kan ikke overføres automatisk til alle andre dokumenttyper. Den viser dog, hvad der er værd at spørge til: hvordan man kan vide, hvem der underskrev, og om løsningen er til at stole på.
Spørgsmål at stille tjenesten, før du bruger den
- Hvordan identificeres underskriveren? Sker det med et godkendt login, eller kan alle med et link og en mailadresse underskrive?
- Hvilket signaturniveau får jeg? Få det opgivet i klartekst. Hvis svaret er uklart, skal du ikke gå ud fra, at det er kvalificeret.
- Står udbyderen på den danske eIDAS-positivliste? Ifølge Digitaliseringsstyrelsen fører styrelsen tilsyn med udbydere af tillidstjenester, og kvalificerede udbydere, der lever op til forordningen, optages på listen.
- Hvad får jeg bagefter? Kan du hente det underskrevne dokument og en oversigt over, hvem der har underskrevet og hvornår?
- Hvad sker der med dokumenterne, hvis jeg opsiger abonnementet? Gem selv en kopi, så du ikke er afhængig af tjenesten. Se også gennemgangen af digitale abonnementer.
- Hvad koster det, og hvad er med? Spørg, om prisen gælder pr. dokument, pr. bruger eller pr. måned, og om højere signaturniveauer koster ekstra. Priser varierer, og dem må du indhente hos udbyderen.
Hvilken underskrift passer til hvilket dokument?
Tabellen er en tjekliste, ikke en juridisk afgørelse. Den viser, hvad du bør afklare, før du vælger.
| Dokumenttype | Hvad står på spil? | Afklar først |
|---|---|---|
| Intern bekræftelse, kvittering | Lavt | Om nogen har stillet krav til formen |
| Tilbud eller ordre til kunde | Middel | Om kunden forventer et bestemt login |
| Kontrakt med større forpligtelse | Højt | Signaturniveau og identifikation af begge parter |
| Selskabsdokument | Højt | Erhvervsstyrelsens vejledning og rådgiver |
| Dokument, en myndighed beder om | Afhænger af kravet | Myndighedens egen vejledning |
Et tænkt eksempel: selvstændig, der sender en aftale fra mobilen
Eksemplet er sitets eget og er opfundet til forklaringen. En selvstændig tømrer, vi kalder hende Maja, vil have en kunde til at underskrive en aftale om en større renovering. Hun sidder på en byggeplads med kun mobilen.
Maja stiller først tjenesten to spørgsmål: Hvordan identificeres kunden? Og hvilket signaturniveau får aftalen? Tjenesten svarer, at kunden blot åbner et link og skriver sit navn med fingeren. Det kan være fint til en lille bekræftelse. Til en stor aftale gør det bagefter svært at vise, hvem der faktisk underskrev. Maja vælger derfor en løsning, hvor kunden logger ind med et godkendt login, og hun gemmer selv en kopi af den underskrevne aftale. Hvis kunden eller en rådgiver stiller andre krav, retter hun sig efter dem.
Når du skal spørge andre end tjenesten
Guiden forklarer, hvad du bør tjekke. Den giver ikke juridisk rådgivning og kan ikke afgøre, om en bestemt underskrift er gyldig til netop dit dokument. Det afhænger af dokumenttypen, af hvad lov eller modpart kræver, og af hvordan løsningen er sat op.
- Skal dokumentet bruges over for en myndighed, så spørg myndigheden, hvilken form den accepterer.
- Gælder det selskabsdokumenter, så læs Erhvervsstyrelsens vejledning og tal med din revisor eller advokat.
- Er der store beløb eller en tvist i sigte, så få en rådgiver til at se aftalen igennem, før du underskriver.
- Tvivler du på, om en udbyder er kvalificeret, så tjek den danske eIDAS-positivliste hos Digitaliseringsstyrelsen.
Underskriver du fra en telefon, der også er dit login til banken og mailen, er det værd at sikre den først. Se sikring af konti og telefon. Flere tjenester finder du under abonnementer og tjenester.
Spørgsmål om underskrift på mobilen
Er en underskrift med fingeren på skærmen gyldig?
Det kan guiden ikke afgøre for dit dokument. Underskriften kan blive svær at forsvare, hvis underskriveren ikke kan identificeres, eller hvis løsningen ikke er sikker nok. Ret dig efter det, der kræves til netop dit dokument.
Er en underskrift med MitID altid kvalificeret?
Kun i det tilfælde, kilden beskriver: I Den Danske Stats signeringsløsning er en underskrift med privat MitID altid kvalificeret efter eIDAS. Har en anden tjeneste lavet sin egen løsning, skal du spørge den, hvilket niveau den giver.
Hvordan ser jeg, om en udbyder er kvalificeret?
Spørg udbyderen, om den står på den danske eIDAS-positivliste, og kontrollér det hos Digitaliseringsstyrelsen. En tjeneste kan ikke blive kvalificeret blot ved at kalde sig det.
Skal jeg gemme dokumenterne selv?
Ja, det er en fornuftig vane. Hent den underskrevne fil og eventuelle oplysninger om, hvem der har underskrevet, og gem dem sikkert. Hvordan, kan du læse i guiden om sikkerhedskopi af filer.
